Merikasarmi, PL 176, 00023 Valtioneuvosto
Vaihde: 0295 16001
Kaikki yhteystiedot

Tietosuoja ulkoasiainhallinnossa

Noudatamme ulkoasiainhallinnossa kaikessa toiminnassa huolellisuutta ja varmistamme, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat kaikessa henkilötietojen käsittelyssämme. Henkilötietoja tallennetaan vain perustellusta syystä. Pääsääntöisesti tietoja tarvitaan ministeriön ja Suomen edustustojen lakisääteisten tehtävien hoitamiseen, palveluiden toteuttamiseksi ja yhteydenpitoon eri sidosryhmien kanssa.

Ulkoasiainhallinnon verkkopalveluiden käyttö on vapaaehtoista, eikä annettuja henkilötietoja käsitellä muissa kuin esitetyissä käyttötarkoituksissa. Esimerkiksi matkustaessasi ulkomaille voit ilmoittaa meille henkilö- ja matkatietojasi kriisitilanteiden varalta. Voit myös tilata meiltä muun muassa uutiskirjeitä sekä julkaisuja kuten esimerkiksi Kauppapolitiikka-lehden.

Käsittelemme ulkoasiainhallinnossa myös eri yhteistyötahojen perustietoja viranomaisen lakisääteisten tehtävien hoitamiseen kuten julkisuuslain mukaiseen tiedottamiseen. Näitä tahoja ovat esimerkiksi eri viranomaistahot kotimaassa ja ulkomailla, kansalaisjärjestöjen edustajat, median edustajat sekä eri palvelujen tarjoajat.

Tarkempaa tietoa ulkoasianhallinnossa käsiteltävistä henkilötiedoista löydät osiosta Mitä tietoja keräämme.

Henkilötietojen käsittely

Ulkoasiainhallinnossa saamme henkilötietoja pääasiassa henkilöiltä itseltään (esimerkiksi matkustusilmoitukset sekä viisumihakemukset). Lisäksi saamme henkilötietoja lainsäädännön perusteella eri viranomaisilta ja yhteistyökumppaneiltamme.

Henkilötietoja käsittelevät ulkoasiainhallinnossa vain ne työntekijät, joilla on työtehtävän mukaiset käyttövaltuudet ja oikeus käsitellä kyseistä asiaa. Henkilötietoja voi käsitellä myös palveluja tuottavat yhteistyökumppanit alihankkijoineen, joiden kanssa ministeriö on sopinut henkilötietojen käsittelystä tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Henkilötietoja säilytetään joko ulkoasiainhallinnon tiedonohjaussuunnitelman mukaan tai palvelun elinkaaren mukaisesti tai siihen asti, kun tilaaja itse peruuttaa tilaamansa palvelun.

Ulkoasiainhallinnon henkilötietojen käsittely on kuvattu tarkemmin järjestelmä- ja palvelukohtaisissa selosteissa, joista saat lisätietoja muun muassa tietojen käsittelyn tarkoituksesta, tietolähteistä, säilytysajoista sekä miten tallennettuja tietoja luovutetaan. Nämä selosteet löydät osiosta Henkilötietojen käsittelyn kuvaukset.

Palveluiden käyttäjän oikeudet

Palveluiden käyttäjänä sinulla on oikeus saada tieto siitä, mitä tietoja sinusta olemme tallentaneet järjestelmiimme. Lisäksi voit tarkistaa sinusta keräämämme tiedot ja tarvittaessa päivittää ne ajan tasalle. Saat tietosi poistetuiksi järjestelmistämme tai voit rajoittaa niiden käsittelyä.

  1. Oikeus tarkistaa omat tiedot
    Voit pyytää ja saada nähtäväksesi palveluihin tallennetut henkilötietosi täyttämällä tulostettavan lomakkeen ja lähettämällä sen ministeriön kirjaamoon. Voit pyytää tietoja myös sähköpostitse ministeriön kirjaamosta.
    Pyyntö henkilötietojen tarkistamiseksi
     
  2. Tietojen oikaiseminen tai täydennys
    Jos havaitset, että tietosi ovat puutteellisia tai virheellisiä, voit pyytää niiden korjaamista. Tällaisessa tapauksessa pyydämme sinua kertomaan, mikä tieto on virheellinen ja perustelemaan virheellisyyden sekä miten tietoja tulisi muuttaa, tai kertomaan, mikä tieto pitäisi täydentää ja miten.
     
  3. Käsittelyn rajoittaminen
    Jos olet ilmoittanut, että tietosi ovat virheellisiä, sinulla on oikeus pyytää niiden käsittelyn rajoittamista, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.
     
  4. Suostumuksen peruutus tietojen käyttöön
    Voit kirjallisesti pyytää ministeriötä poistamaan tietosi palvelusta. Tietosuoja-asetuksessa säädettyä oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan sovelleta silloin, kun henkilötietojen käsittely on välttämätöntä ministeriön lakisääteisen tehtävän hoitamiseksi. Tilaustietosi voit itse poistaa milloin tahansa peruuttamalla tilauksen jokaisesta lähetetystä sähköpostiviestistä löytyvän ohjeen mukaan. Kirjaamon yhteystiedot
     
  5. Henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus tai kantelu
    Tarvittaessa voit valittaa tai tehdä kantelun tietojesi käsittelystä tietosuojavaltuutetulle. Tietosuoja.fi

Ulkoasianhallinnon tietosuojavastaava

Ulkoasiainhallinnon tietosuojavastaava on Juha-Matti Laasonen.
Sähköpostiosoite on tietosuoja (at) formin.fi.

Tämä dokumentti

Päivitetty 30.5.2018

Takaisin ylös